Versie: november 2025

Honk- en Softbalvereniging Firebirds verwerkt persoonsgegevens van leden, ouders/verzorgers, vrijwilligers, trainers en websitebezoekers. Wij gaan zorgvuldig om met deze gegevens en houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en met wie we ze delen.

1. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van onze verenigingsactiviteiten. Dit betreft onder andere naam, adres, telefoonnummer, e-mail, geboortedatum, teamindeling, betaalgegevens, vrijwilligersgegevens en communicatiegegevens. Voor jeugdleden verwerken wij daarnaast contactgegevens van ouder/verzorger. Bij activiteiten kunnen ook foto’s of video’s worden gemaakt, maar dit doen wij alleen wanneer hiervoor toestemming is gegeven.

2. Doelen van de gegevensverwerking

Wij gebruiken persoonsgegevens voor het uitvoeren van het lidmaatschap, het plannen van wedstrijden en trainingen, teamcommunicatie, vrijwilligersplanning, contributie-administratie, veiligheid op en rond het sportpark en communicatie vanuit de vereniging. Daarnaast registreren wij leden voor competities, opleidingen en wedstrijden van de KNBSB.

3. Gegevensuitwisseling met de KNBSB

Firebirds is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Baseball en Softball Bond (KNBSB). Voor deelname aan wedstrijden worden persoonsgegevens gedeeld met de KNBSB en verwerkt in de door de bond gebruikte systemen. De KNBSB is verantwoordelijk voor haar eigen gegevensverwerking, zoals beschreven in hun privacybeleid:
https://www.knbsb.nl/nl/privacy-statement

Wanneer systemen namens Firebirds gegevens verwerken, gebeurt dit op basis van de toepasselijke voorwaarden en verwerkersafspraken van de bond of de betreffende leverancier.

4. Basis voor de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van het uitvoeren van het lidmaatschap, wettelijke verplichtingen (zoals financiële administratie), gerechtvaardigd verenigingsbelang en, waar nodig, toestemming. Voor foto’s, video’s en social-mediagebruik vragen wij vooraf toestemming, die op elk moment kan worden ingetrokken.

5. Minderjarigen

Voor jeugdleden onder de 16 jaar worden gegevens alleen verwerkt met toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Een ouder/verzorger kan deze toestemming op elk moment aanpassen of intrekken.

6. Bewaartermijnen

Ledgegevens worden bewaard zolang iemand lid is en tot maximaal twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap. Financiële gegevens bewaren wij zeven jaar volgens wettelijke voorschriften. Foto’s en video’s bewaren wij alleen zolang hiervoor toestemming bestaat. Gegevens die via de KNBSB worden verwerkt, worden bewaard volgens de bewaartermijnen van de bond. Websitegegevens worden bewaard zolang noodzakelijk voor statistiek of functionaliteit.

7. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang. Vrijwilligers die toegang hebben tot gegevens krijgen instructies over zorgvuldige omgang met privacy.

8. VOG-beleid

Firebirds hanteert een VOG-beleid voor vrijwilligers die met jeugdleden werken. Dit betekent dat trainers, coaches, begeleiders en andere vrijwilligers die activiteiten uitvoeren met minderjarigen een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) moeten aanleveren. Deze VOG wordt kosteloos verstrekt via de landelijke regeling voor vrijwilligers in de sport:
https://www.justis.nl/producten/vog-gratis-voor-vrijwilligers

Het VOG-beleid sluit aan bij de richtlijnen van NOC*NSF en het programma Veilig Sportklimaat:
https://www.nocnsf.nl/veiligsportklimaat/vog

9. Rechten van betrokkenen

Iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Ook kan toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Verzoeken kunnen worden ingediend via secretariaat@firebirds.nl. Wij reageren binnen uiterlijk vier weken.

10. Cookies en websitegebruik

Onze website kan functionele en analytische cookies gebruiken. Deze worden gebruikt voor technische werking of anonieme statistiek. Voor zover cookies niet privacyvriendelijk zijn, vragen wij om toestemming. Meer informatie over cookies van de Rijksoverheid staat hier:
https://www.rijksoverheid.nl/cookies

11. Verwerkers en derden

Wij werken uitsluitend met partijen die voldoen aan de AVG-vereisten en, waar toepasselijk, een verwerkersovereenkomst met ons hebben gesloten. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor het lidmaatschap, de competitie, de website of wanneer de wet dit vereist. Firebirds verkoopt geen persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer dat nodig is. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen worden leden actief geïnformeerd.